| Этап | Описание | Ответственный |
| Поступление | Прием и первичная обработка | Секретарь/канцелярия |
| Регистрация | Внесение в журнал учета | Делопроизводитель |
| Рассмотрение | Определение исполнителей | Руководитель |
| Исполнение | Выполнение поручений | Исполнители |
- Проверьте правильность доставки
- Зафиксируйте дату и время получения
- Присвойте входящий номер
- Внесите в электронную базу документов
- Определите категорию документа (приказ, договор и т.д.)
- Назначьте ответственного исполнителя
- Установите срок исполнения
- Зафиксируйте резолюцию руководителя
| Действие | Срок |
| Напоминание исполнителю | За 3 дня до срока |
| Проверка выполнения | В день исполнения |
| Отметка о завершении | В течение 1 рабочего дня |
- Наличие всех необходимых реквизитов
- Четкая виза руководителя
- Указание сроков исполнения
- Отметка о контроле
- Подпись исполнителя по завершении
| Тип | Характеристика |
| Входящие | Поступающие из внешних источников |
| Исходящие | Отправляемые из организации |
| Внутренние | Циркулирующие внутри компании |
- Сканирование бумажных документов
- Загрузка в систему электронного архива
- Назначение цифровых подписей
- Настройка маршрутов движения
- Организация уровней доступа
- Нарушение сроков регистрации
- Отсутствие отметки об исполнении
- Потеря документов при передаче
- Несоблюдение правил хранения
Грамотное проведение документов требует четкого соблюдения установленных в организации процедур и внимания к деталям. Внедрение электронного документооборота значительно упрощает процесс контроля и ускоряет движение документов. Регулярный аудит документооборота помогает выявлять и устранять возможные проблемы.
